Ein ordentlicher Schreibtisch sorgt für mehr Effizienz, das steht wohl außer Frage. Wer ständig auf der Suche nach Material, Unterlagen oder Notizen ist, verschenkt viel Zeit. Wenn Sie aber Ihren Arbeitsplatz neu ordnen, fragen Sie sich auch, ob Sie neben mehr Ordnung gleich noch etwas mehr Gesundheit und Bewegung in Ihren Büro-Alltag bringen können.
Alles griffbereit, was wir oft brauchen, alles in Reichweite, was oft im Einsatz ist – diese Regeln kennen Sie bestimmt. Allerdings hat es einen entscheidenden Nachteil, wenn Ihr Schreibtisch so organisiert ist: Im Zweifelsfall stehen Sie gerade einmal dann auf, wenn Sie in die Kantine gehen, in der restlichen Zeit sitzen Sie mehr oder weniger unbewegt auf dem Stuhl. Dann führen Sie zwar im Kleinen sehr effiziente Bewegungen aus, verlieren aber im Großen die Konzentration, die von kleinen, bewegten Pausen gefördert wird. Langfristig drohen sogar Rückenschmerzen und andere Erkrankungen – und das ist dann alles andere als effizient.
Besser ist es, den Arbeitsplatz so einzurichten, dass Sie für einige Aufgaben immer wieder einmal aufstehen und ein paar Schritte gehen müssen.
Ordnung mit Bewegung: der Papierkorb
„Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb“, hat Kurt Tucholsky gesagt. Stimmt grundsätzlich. Aber vielleicht ist ein etwas kleinerer Papierkorb auch nicht schlecht? Einer, der schneller voll ist und den Sie deshalb häufiger mal zur Papiertonne tragen müssen? Legen Sie nicht Stapel neben den Papierkorb und warten Sie nicht darauf, dass die Reinigungskräfte ihn leeren, sondern bringen Sie das Altpapier von Zeit zu Zeit selbst zur Tonne. Möglicherweise müssen Sie dabei sogar das Haus verlassen und können frische Luft schnappen.
Mit Entfernung zum Schreibtisch: der Eingangskorb für die Post
Ein Eingangskorb für eingehende Post ist ein Muss für effizientes Arbeiten. Kaum auszudenken, wenn jeder einfach so Unterlagen auf Ihren Schreibtisch legen könnte. Allerdings sollte das Körbchen nicht auf Ihrem Schreibtisch stehen. Denn erstens würden Sie sonst jedes Mal aus der Konzentration gerissen, wenn ein Kollege oder Ihr Chef etwas hineinwirft, und zweitens können Sie die eingegangenen Unterlagen wunderbar im Stehen sichten und so das Dauersitzen unterbrechen. Wählen Sie also einen Standort auf einem höheren Sideboard für Ihren Eingangskorb – Ihren Rücken wird es freuen.
Ein paar Schritte gehen am Telefon
Wenn Sie viel telefonieren, kann sich die Anschaffung eines Headsets lohnen. Nicht nur, dass Sie dann beide Hände frei haben und Notizen anfertigen können, ohne sich den Nacken zu verrenken, mit einem (schnurlosen) Headset haben Sie die Möglichkeit, im Gespräch auch einmal aufzustehen und ein paar Schritte zu gehen.
Legen Sie sich an mehrere Stellen im Büro Notizblöcke und Stifte, sodass Sie sich auch dort schnell etwas aufschreiben können. Dann steht kleineren Gehstrecken nichts mehr im Weg.
Dossier: Changemanagement
Die Arbeitswelt wird immer agiler – dadurch ergeben sich immer mehr Änderungen. Anhand eines fiktiven Beispiels lernen Sie, wie Sie solche Changemanagement-Prozesse positiv für sich nutzen können:
- Welche Chancen bieten sich bei Veränderungen im Unternehmen?
- Ziehen Sie Kollegen mit und überzeugen Sie sie von den Vorteilen der Veränderung
- Spielen Sie eine aktive Rolle im Changemanagement-Prozess
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Aufstehen für Projektakten & Co.
In vielen Büros sind die Projektakten in Rollcontainern in unmittelbarer Nähe des Schreibtischs untergebracht. Dabei könnten sie auch ebenso gut in einem etwas weiter entfernten Schrank liegen. Denn generell sollten Sie nur die Unterlagen auf dem Tisch haben, an denen Sie gerade arbeiten. Wechselt die Aufgabe, ist es Zeit, die Dokumente wieder zurückzulegen und die nächsten zu holen. Das ist eine gute Gelegenheit, um aufzustehen und sich einmal etwas zu strecken.
Kaffee, Tee und Wasser erfordern Bewegung
Bauen Sie regelmäßig kleine Wege ein, um für sich und Ihren Chef Kaffee, Tee oder auch ein Glas Wasser zu holen. Jeder Schritt zählt – auch der in die Büroküche. Wenn diese Maßnahme allerdings dazu führt, dass Sie das Trinken in der täglichen Hektik vergessen, ist es besser, eine Flasche Wasser auf den Schreibtisch zu stellen. Sie erinnert Sie daran, ausreichend Flüssigkeit zu sich zu nehmen.
Solche kleinen Maßnahmen sorgen in der Summe für mehr Bewegung im Alltag. Es ist richtig, dass sie etwas mehr Zeit brauchen. Langfristig aber macht sich dieses gesündere Arbeiten bezahlt.
Die Autorin Cordula Natusch ist Chefredakteurin des sekretaria-Magazins, freie Texterin und Redakteurin für Unternehmenskommunikation sowie Bloggerin bei www.arbeiten-im-sekretariat.de.
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