Ohne Frage ist es im beruflichen Alltag essentiell, Wissen zu sammeln, zu bewahren und weiterzugeben. Die Frage nach einem effizienten Wissensmanagement ist hochaktuell. Warum sonst wird getagt, konferiert, gebrainstormt, Wissenslandkarten erstellt usw?
Wir Assistenzkräfte sind sehr abhängig vom Informations- und Kommunikationsverhalten unserer Vorgesetzten und Kolleginnen und erfahren leider nicht selten als Letzte wichtige Dinge. Dabei sind wir als Koordinatorin der Abteilung und Seismograf für den Chef genau darauf angewiesen.
Firmeninternes Netzwerk-Treffen für Assistentinnen
In den Unternehmen treffen sich die Führungskräfte bei Konferenzen, Fachbereichsleitersitzungen, Jour Fixes. Die Assistenzkräfte tauschen sich in der Regel „so ganz nebenbei“ im Flur, am Drucker, in der Dienstzentrale oder Empfang aus. Genauso war es bei uns.
Vor vier Jahren hatten eine Kollegin und ich dann die Idee, dass wir uns auch regelmäßig treffen sollten. Wir wollten die interne Kommunikation und Zusammenarbeit (auch bereichsübergreifend) stärken, Probleme aufdecken, Verbesserungen einführen, voneinander profitieren und unterstützen, Arbeitshilfen schaffen und Synergien nutzen – beispielsweise durch Messe- und Seminarbesuche.
So baut man ein Netzwerk auf
Zunächst haben wir recherchiert, wie das andere so machen, denn natürlich haben wir das Networking nicht neu erfunden. Es gibt viele gute Vorbilder – vor allem die Universitäten vernetzen sich (das erste Netzwerk wurde übrigens 1989 gegründet).
Eine Umfrage bei unseren Kolleginnen ergab Interesse, Neugierde aber auch Skepsis. Wir haben daraufhin ein Konzept erstellt und uns als Initiatoren stark gemacht, das heißt bei unseren Vorgesetzten für das Projekt geworben. Dort fanden wir Unterstützung und erhielten schließlich auch „grünes Licht“ von unserer Institutsleitung.
Bei unserem Kick-Off-Treffen überlegten wir dann zusammen, welche Struktur und Inhalte/Themen wir uns vorstellen und wer wie auf die Infos zugreifen soll. Als das geklärt war, konnten wir loslegen. Im mittlerweile vierten Jahr können wir auf viele gute Ideen und Umsetzungen zurückblicken. Wir haben die Zusammenarbeit zwischen den Bereichen optimiert, Arbeitshilfen geschaffen und erhalten von Vorgesetzten und Kollegen/Kolleginnen Wertschätzung und werden um Rat gefragt.
Kommunikationshilfen für den Aufbau eines Assistenznetzwerks
Susanne Winkler ist Assistentin und hat diese Arbeitshilfe zusammengestellt für alle, die ein firmeninternes Netzwerk aufbauen wollen. Die Idee für ein Netzwerk ist vielleicht schon in vielen Köpfen, nur wie starten? Wen fragen? Wer hilft? Für alle diese Fragen und „Startschwierigkeiten“ hat sie die nachfolgenden „Kommunikationshilfen“ zusammengestellt.
Laden Sie sich hier die kostenlose Arbeitshilfe herunter:
Tipps für den Aufbau eines Netzwerks
Allen, die ein Netzwerk ins Leben rufen möchten, raten wir folgendes:
- Unterstützung suchen (wer hat den gleichen Ansporn und geht den Weg gemeinsam?)
- Interessierte finden
- Konzept erstellen
– Wie ist der Ist-Zustand – was wollen wir erreichen?
– Welche Inhalte soll es geben (Themenkatalog)
– Wie können diese den anderen zugänglich gemacht werden? (IT einbeziehen, Zugriffsrechte klären) - In einem Netzwerk muss eine/r den „Hut aufhaben“, d. h. Verantwortung tragen und die Organisation übernehmen
- Die Aufgaben sollen aber auch innerhalb der Gruppe aufgeteilt werden – hier hat jeder seine eigene Stärke (Aufgabenlisten erstellen)
- den Zeitaufwand nicht unterschätzen – die Netzwerkarbeit geschieht „on top“, d. h. neben der eigentlichen Tätigkeit
- Wissen ist kein Machtfaktor (ich weiß etwas, was du nicht weißt)
- Wertschätzung innerhalb der Gruppe ist unabdingbar – es gilt: VERwerten statt Bewerten
- Schnittstellen erkennen, wenn fachbereichsübergreifend gearbeitet wird, und hierfür fachliche Ansprechpartner einladen. So entsteht ein besseres Verständnis für die Arbeit der anderen
Ich möchte es wie Goethe sagen: Erfolg hat drei Buchstaben – TUN
Viel Spaß beim Netzwerken!
Die Autorin Susanne Winkler wurde 1967 am Niederrhein geboren und lebt heute mit ihrer Familie und zwei Katzen im Rhein-Sieg-Kreis. Nach ihrem Abitur machte sie eine Ausbildung zur Bürogehilfin bei einem großen Düsseldorfer Unternehmen und arbeitet seitdem im Office- und Assistenzbereich. Sie hat schon in der Schule gerne geschrieben und hat über ihre berufliche Netzwerkarbeit bereits Artikel veröffentlicht.
