Assistenz ist nicht gleich Assistenz. Je nach Unternehmensgröße, Hierarchiestufe oder Fachgebiet können sich die Jobprofile stark unterscheiden. Eines haben Sie aber alle gemeinsam: Sie erfüllen Ihren Beruf mit Leidenschaft. Lernen Sie in unserer neuen Serie “Assistentinnen im Porträt” Kolleginnen kennen, die ihren spannenden und vielseitigen Beruf lieben.
Mira Hermes (33)
Assistentin des geschäftsführenden Gesellschafters bei MENNEKES Elektrotechnik GmbH & Co. KG, Kirchhundem. Das mittelständische Familienunternehmen ist mit der Produktion und dem Vertrieb genormter industrieller Steckvorrichtungen groß geworden. In den letzten Jahren hat es sich außerdem im Bereich Elektromobilität einen Namen gemacht. Das Unternehmen beschäftigt weltweit rund 1.000 Mitarbeiter.
Zu ihren täglichen Aufgaben gehören:
- Terminplanung
- Reiseplanung
- Presseaufgaben wie Interviewanfragen an den Chef
Nach ihrem Lehrabschluss war Mira Hermes zunächst im Vertrieb International als Sachbearbeiterin angestellt. Als nächste Station wechselte sie in die neu gegründete Abteilung Elektromobilität, um später die Stelle als Assistentin des Geschäftsführers Marketing und Vertrieb zu übernehmen.
Angekommen
Heute ist sie „angekommen“ und wirkt mit viel Freude und Engagement als Assistentin des geschäftsführenden Gesellschafters. Zu Zukunftsplänen befragt sagt sie: „Man weiß natürlich nie, was noch kommt. Aber ich habe hier alles, was ich brauche: einen abwechslungsreichen Job, der mich jeden Tag aufs Neue fordert, und dazu ein hervorragendes Betriebsklima im gesamten Unternehmen.“
„In meinem Job trage ich viel Verantwortung. Den Chef wirkungsvoll zu entlasten ist eine große Herausforderung, der ich mich Tag für Tag gerne stelle.“
2. Platz beim Leitz-Wettbewerb 2014
Als Mira Hermes ihre erste Assistenzstelle antrat, kaufte sie sich zur Vorbereitung auf ihr neues Aufgabenfeld zwei Fachbücher. Eines davon stammte aus der Feder von Tanja Bögner, die den Leitz-Wettbewerb zur Sekretärin des Jahres 2006 gewonnen hatte. Mira Hermes staunte, dass es einen solchen Wettbewerb überhaupt gibt. Als sie dann 2014 in einem Fachmagazin wieder über den Wettbewerb stolperte, meldete sie sich kurzerhand an. Dass sie es auf den zweiten Platz schaffen würde, hatte sie sich nicht träumen lassen. Es war für sie die Bestätigung von fachlicher Seite, dass sie das, was sie gerne tut, auch gut macht.
Ihr Verantwortungsbereich
In ihrer heutigen Funktion erledigt Mira Hermes die üblichen Sekretariatsarbeiten wie Post, Agenda, die Vorbereitung und Organisation interner Besprechungen und Workshops sowie die Vor- und Nachbereitung von Reisen. Englisch braucht sie täglich in ihrem Job, und in seltenen Fällen kann sie auch ihr Französisch anwenden. In Zusammenarbeit mit den Kollegen aus der Marketingabteilung ist sie zuständig für Presseartikel und Interviews, die ihren Chef betreffen. Teilweise werden die Texte stichwortartig vorgegeben, in jedem Fall aber vor der Freigabe von ihr Korrektur gelesen. Besonders schätzt sie an ihrer Arbeit die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit ihrem Chef, der ihr auf Augenhöhe begegnet, sie immer wieder mit einbindet und Wert auf ihre persönliche Meinung legt.
Mittlerweile ist sie auch in die Strategieentwicklung/-arbeit des Unternehmens mit eingebunden. In dieser Funktion organisiert und begleitet sie, gemeinsam mit der Geschäftsleitung, Strategieworkshops mit den einzelnen Abteilungen des Unternehmens und führt die dort erstellten Roadmaps zur Erreichung der strategischen Ziele in einer Gesamtroadmap zusammen, deren Umsetzung sie dann überwacht und an die Geschäftsführung berichtet. In einem Regeltermin stimmen sie dann den aktuellen Stand und die weitere Umsetzung ab.
Spezialaufgaben
Hin und wieder kümmert sich Mira Hermes auch um Marketingthemen, z. B. um die Anschaffung neuer Firmenschilder für die Standorte und die Folierung der neuen Elektroautos. Doch zuoberst auf ihrer persönlichen Hitliste steht die Organisation der Feier zum 80-jährigen Firmenbestehen vor zwei Jahren, zu der mehr als 1.000 Gäste erwartet wurden. Auf dem Programm stand ein bunter Familientag, gefolgt von einer festlichen Abendveranstaltung. Mira Hermes war für die gesamte Planung und Durchführung zuständig. Sie freute sich sehr über die Verantwortung, die Fäden für das große Ereignis in der Hand zu halten. “Ich hatte ein Team um mich herum, das mich tatkräftig unterstützt hat. In der Ausführung musste ich dieses große Projekt nicht ganz alleine stemmen.“
So leicht lässt sich Mira Hermes nicht aus der Ruhe bringen. Wo andere schon einmal die Hände über dem Kopf zusammenschlagen, fällt ihr das Organisieren leicht. Sie arbeitet strukturiert und kann sich auch abgrenzen, wenn es notwendig ist, um sich auf eine Sache zu konzentrieren, die zu Ende geführt werden muss. Ärgern tut sie sich höchstens einmal über sich selbst, wenn ihr ein Fehler unterlaufen ist, der vermeidbar gewesen wäre. Schlaflose Nächte hat sie jedoch deswegen keine, meint sie mit einem Augenzwinkern.
Die Autorin Angela von Lerber ist Redakteurin und Beraterin für Organisationskommunikation.
