Ständig poppen neue E-Mails auf. Der Liveticker meldet im Minutentakt News aus Hollywood. Und das Video mit der süßen Zwergspringmaus haben Sie auch noch nicht gesehen. Noch nie war es so einfach, sich am Computer durch digitale Medien von den eigentlichen Aufgaben ablenken zu lassen. Doch es gibt praktische Helfer gegen Aufschieberitis, die Sie als Sekretärin und Assistentin vor Ihrem inneren Schweinehund schützen.
Der hungrigste Zeitfresser ist nach wie vor die Aufschieberitis oder wissenschaftlich ausgedrückt: die Prokrastination. Wenn Sie als Sekretärin und Assistentin eigentlich die staubtrockene Konferenz für Ihren Chef vorbereiten müssen – was kann es schon schaden, kurz die Mails zu checken oder in die Facebook-Timeline des neuen Kollegen zu linsen. Schwupps, ist wieder eine Stunde vergangen und die Konferenz rückt unvorbereitet näher.
Erkennen statt verdrängen: Wie viel Zeit verbummeln Sie wirklich?
Blicken Sie den Tatsachen ins Auge. Mit diesen Tools finden Sie heraus, welchen Ablenkungen Sie täglich die meiste Arbeitszeit opfern:
- Der Zeitfressermesser von KarriereSPIEGEL stoppt bis zu fünf verschiedene Tätigkeiten mit. Danach zeigt Ihnen eine Grafik Schwarz auf Weiß, wohin Ihre Zeit versickert.
- Auch RescueTime protokolliert Ihre Klicks und liefert Ihnen einen genauen Überblick Ihrer digitalen Zerstreuung.
Mit etwas Selbstdisziplin können Sie störende Einflüsse und mögliche Zeitfresser natürlich auch selbst verhindern und
- Handy und Telefon abstellen,
- das E-Mailprogramm schließen,
- den Browser ausschalten bzw. keine anderen Fenster öffnen, als die, mit denen Sie arbeiten und
- die Büro-Tür schließen.
Doch mit technischer Hilfe geht’s einfacher und vor allem radikaler:
An diesen Tools und Programmen beißt sich Ihr innerer Schweinehund die Zähne aus
- Der Focus Writer zeigt Ihnen nur, was Sie brauchen: den reinen Text. Alle anderen Fenster und Bedienelemente werden ausgeblendet. Fahren Sie mit der Maus an den Bildschirmrand, tauchen die Werkzeuge wieder auf. Das Programm ist kostenlos und läuft auf Windows, Mac OS X und Linux.
- Auch Think reduziert Ihren Bildschirm auf das Nötigste. Die kostenlose Mac-Software blendet alle Fenster und Anwendungen aus und zeigt Ihnen nur das Programm, an dem Sie gerade arbeiten.
URL-Wächter begrenzen Ihr Surfen auf ein von Ihnen vorab bestimmtes Zeitlimit und/oder sperren gleich ganze Zeitfresser-Seiten wie YouTube oder soziale Netzwerke – alles natürlich nur nach Ihren Zielvorgaben:
Die Browser-Erweiterungen Leech Block (für Firefox oder Internet Explorer) und Stay Focused (für Chrome) blockieren die Seiten auf Ihrer maßgeschneiderten Blacklist für einen von Ihnen bestimmten Zeitraum.
Wenn Sie an einem Mac-Rechner arbeiten, sperrt der kostenlose URL-Blocker Selfcontrol alle “verlockenden” Seiten. Unter Windows blockt das Gratis-Programm Cold Turkey den Zugriff auf unerwünschte Seiten, und zwar auf jedem Browser. Mehr noch: Wenn Sie durch Neustart oder Löschen des Programms versuchen, Ihre selbst festgelegte Ablenkungsfreiheit auszutricksen, bestraft Sie das Programm mit einer bis zu siebentägigen Sperre Ihrer Spaßseiten.
Die radikalste Lösung bietet Ihnen Freedom: Das kostenpflichtige Sperrprogramm für Mac und Windows schaltet das Internet auf Rechner und Handy gleich ganz aus. Zumindest für die von Ihnen bestimmte Zeit. Überlegen Sie es sich anders und wollen Sie Ihren Timer abbrechen, müssen Sie den Computer neu starten.
Pomodoro, den Zeitmanagement-Klassiker gibt’s auch als Programm: Fühlen Sie sich noch nicht hoffnungslos internetsüchtig und möchten einfach nur eine Art Wecker, der Sie an den Ablauf Ihrer Zeitvorgaben erinnert? Dann helfen Ihnen zum Beispiel der Focus Booster oder Pomodario. Beide Programme sind kostenlos und basieren auf der Pomodoro-Technik des Zeitmanagements. Hierbei teilen Sie Ihre Arbeit in 25 Minuten lange Arbeitsschritte, arbeiten diese ab und erholen sich anschließend in kurzen Pausen.
