Neben all den vielen Anforderungen, denen wir im Sekretariat gewachsen sein müssen und den großen Herausforderungen, die der Berufsalltag so mit sich bringt, sind zwei Erfolgsfaktoren unerlässlich: das Quäntchen Humor und die so genannte „Elefantenhaut“.
Denn oft ist die Assistentin die erste Person, die den Ärger vom Chef, Kollegen, unzufriedenen Kunden, wütenden Geschäftspartnern etc. abbekommt und oft zwischen den Stühlen steht. Auch wenn es manchmal schwerfällt: Man sollte erst einmal versuchen, ruhig zu bleiben und es nicht persönlich zu nehmen.
Humor und Gelassenheit entlasten jeden, der viel um die Ohren hat. Viele unangenehme Situationen können damit aufgelockert werden, zum Beispiel wartende Gäste mit Charme und nettem Small Talk zu vertrösten.
Lachen tut gut und steckt andere an. Und: Man benötigt dafür bekanntlich noch weniger Muskeln als für ein grimmiges Gesicht.
Beten statt Ärgern
Falls doch alles schiefläuft, hilft vielleicht das „Stoßgebet einer Assistentin“:
Lieber Gott!
Gib mir das Gedächtnis eines Elefanten, oder zumindest ein unfehlbares Dreijahresgedächtnis.
Lass das Wunder geschehen, dass ich alles zur selben Zeit tun kann: Zum Beispiel vier Telefone gleichzeitig bedienen und dazu noch einen Brief schreiben, der „unbedingt noch heute raus muss!“ – obwohl ich weiß, dass er erst morgen unterschrieben wird.
Statte mich mit der Geduld eines Engels aus, wenn der Chef mich stundenlang eine Akte suchen lässt, die ich schließlich auf seinem Schreibtisch finde.
Hilf mir, alles zu verstehen, auch wenn die Informationen unverständlich sind.
Hilf mir, alles richtig zu machen, auch wenn die Anweisungen falsch sind.
Erleuchte mich, sodass ich allezeit weiß, wo der Chef ist, was er tut und wann er zurückkommt – auch wenn er verschwand, ohne ein Wort zu sagen.
Lass mich am Jahresende, wenn ich weisungsgemäß alte Akten vernichte, ahnen, welches Stück davon er in den nächsten Tagen unter allen Umständen haben muss („Besorgen Sie’s. Wie, ist mir egal!“).
Gib mir Nerven wie Drahtseile, damit ich unerschüttert lächle, wenn Ober- und Unterchefs und Chefinnen daran zerren.
Und belohne die Chefs und Chefinnen, die bei solchem Zerren nicht mitmachen, sondern wissen, dass eine Assistentin auch nur ein Mensch ist, und danach handeln!
Amen
In diesem Sinne wünsche ich euch eine gelassene und entspannte Woche!
Eure Tanja
Tanja Bögner ist diplomierte fremdsprachliche Management-Assistentin, Vorstandsassistentin, Trainerin für Themen rund ums Office-Management, Personal & Business Coach, Fachbuchautorin und seit über 30 Jahren im internationalen Assistenzbereich bei namhaften Wirtschaftsunternehmen tätig. Sie ist Herausgeberin des sekretaria-Magazins und gibt auf sekretaria.de Praxistipps aus ihrem Büro-Alltag. Weitere Infos unter: tanjaboegner.de
