Als Assistenz sind Sie längst nicht nur mit der Korrespondenz beschäftigt. Sie müssen organisieren, Termine vergeben und verwalten, fit am PC sein und sollten möglichst auch die englische Sprache gut beherrschen. Der Beruf der Assistenz ist anspruchsvoll und verlangt Ihnen ein gewisses Maß an Verantwortung ab. In größeren Unternehmen eröffnen sich für diese Berufsgruppe gute Verdienstmöglichkeiten und Aufstiegschancen. Möchten Sie nicht auf der Stelle treten, die Karriereleiter emporklettern und mehr Geld verdienen, lohnt es sich auch in einem kleineren Unternehmen, über den Tellerrand zu schauen und sich in einem Unternehmen zu bewerben, das Ihnen eine gute Perspektive bietet. Um Ihre Karriere anzukurbeln, sollten Sie auch an Weiterbildungsmöglichkeiten oder Umschulungen denken.
Viele nützliche Tipps im Berufsverband bekommen
In einem Berufsverband treffen Sie auf Berufskollegen und -innen und Gleichgesinnte. Sie erhalten nützliche Tipps, wie Sie in Ihrem Job noch besser werden und welche Möglichkeiten es aktuell für die Weiterbildung gibt. Sie erfahren in verschiedenen Veranstaltungen, was neu ist in der Welt der Büroorganisation, der Datenverarbeitung, der Künstlichen Intelligenz und anderen Bereichen, die Sekretariat und Assistenz betreffen. Ein solcher Verband, der explizit Sekretärinnen und Assistentinnen anspricht, ist der Verband der Sekretärinnen e. V. Der Verband ist ein Netzwerk, das Ihnen dabei hilft, in Ihrem Beruf erfolgreich zu sein. Er arbeitet mit verschiedenen Partnern zusammen, darunter auch mit Karriere-Coaches, die Ihnen bei Ihrer Bewerbung helfen und Sie beraten, welche Aufstiegsmöglichkeiten für Sie am besten geeignet sind. Der Verband bietet auch die Möglichkeit der Vermittlung lukrativer Stellen und informiert über aktuelle Weiterbildungsangebote. Nicht immer müssen Sie jedoch an einer mehrtägigen Weiterbildungsmaßnahme teilnehmen. Auch Online-Seminare zu Spezialthemen sind von Zeit zu Zeit verfügbar.
Bessere Chancen im Sekretariat mit einer Weiterbildung
Assistenz ist kein Ausbildungsberuf. Zumeist haben Assistenzen eine kaufmännische Ausbildung absolviert, beispielsweise als Industriekauffrau, Kauffrau für Büromanagement oder Kauffrau für Marketingkommunikation. Absolventen einer solchen Ausbildung können meist auch mit guten EDV-Kenntnissen, Fremdsprachenkenntnissen, Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeiten punkten. Auch Quereinsteiger aus anderen Berufen, die über keine kaufmännische Ausbildung verfügen, können sich als Assistenz bewerben. Suchen Sie erst eine Stelle als Assistenz oder möchten Sie Ihre Position im Sekretariat festigen, können Sie eine Weiterbildung im Büromanagement absolvieren. Das ist auch berufsbegleitend mit Abend- oder Fernlehrgängen möglich. In der Regel müssen Sie am Ende eines Lehrgangs eine Prüfung absolvieren. Damit die Prüfung deutschlandweit anerkannt wird, achten Sie darauf, dass es sich um ein IHK-Zertifikat handelt.
Mit einer Umschulung Assistenz werden
Träumen Sie von einer Karriere als Assistenz und entsprechenden Aufstiegsmöglichkeiten, sind aber gegenwärtig noch in einem anderen Beruf tätig oder arbeitslos, sollten Sie an eine Umschulung denken. Über Förderungen und Möglichkeiten für berufliche Umschulungen kann die Agentur für Arbeit informieren, wenn Sie arbeitslos sind oder sich beruflich verändern möchten. Die Umschulung oder Weiterbildung wird von der Agentur für Arbeit gefördert, wenn Sie die entsprechenden Voraussetzungen erfüllen. Fragen Sie bei der Agentur für Arbeit auch, ob Ihnen eine entsprechende Stelle vermittelt werden kann. Es ist auch möglich, noch eine Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf zu absolvieren, wenn Sie sich beruflich verändern möchten. Auch dafür kann die Agentur für Arbeit eine Förderung gewähren. Alternativ dazu können Sie sich an die IHK wenden, die verschiedene Lehrgänge, Ausbildungen oder Umschulungen anbietet. Die von der IHK angebotenen Lehrgänge schließen meistens mit einer Prüfung vor der IHK ab.
Aufstiegschancen verbessern mit verschiedenen Weiterbildungsmaßnahmen
Das digitale Zeitalter bringt viele Veränderungen mit, von denen Assistenzen direkt betroffen sind. Neue Computerprogramme und die wachsende Bedeutung von Künstlicher Intelligenz im Büro, beispielsweise Spracherkennung, aber auch Social Media verlangen, dass Assistenzen stets am Puls der Zeit sind. Die Arbeit im Sekretariat, aber auch der Aufstieg in andere Positionen bedeutet lebenslanges Lernen. Nicht immer müssen Sie eine umfassende Weiterbildungsmaßnahme absolvieren. Es reicht auch aus, wenn Sie an verschiedenen Lehrgängen teilnehmen, die für Ihre aktuelle Position relevant sind oder Ihnen Aufstiegschancen eröffnen. Solche Lehrgänge gibt es beispielsweise für
- verschiedene Computerprogramme
- Fremdsprachen
- Social Media
- Personalmanagement
- Grundkenntnisse von Buchführung oder Controlling.
Gute Chancen für einen Aufstieg bieten Sprachkurse, bei denen Sie eine Fremdsprache perfekt in Wort und Schrift erlernen können. In großen, international ausgerichteten Unternehmen haben Sie gute Chancen. Viele Lehrgänge werden von privaten Trägern angeboten und können berufsbegleitend absolviert werden. Die IHK bietet ebenfalls verschiedene Lehrgänge an, beispielsweise die Qualifizierung zur Managementassistentin, Fachseminare für Arbeitsrecht oder Managerin für internationale Kommunikation. Sind Sie bereits als Assistenz tätig, müssen Sie die Lehrgänge selbst bezahlen. Möchten Sie bei Ihrem aktuellen Arbeitgeber Karriere machen, können Sie ihn nach der Kostenübernahme für einen Lehrgang fragen. Der Arbeitgeber kann Ihnen einen Zuschuss zu einem Lehrgang gewähren. Größere Arbeitgeber fördern häufig auch ihre Mitarbeiter, indem sie verschiedene Lehrgänge finanzieren. Streben Sie eine Führungsposition an oder möchten Sie im Bereich Fremdsprachen Ihre Karriere voranbringen, ist ein Intensivlehrgang zur Office-Managerin geeignet, der mit einer Prüfung vor der IHK abschließt.
Aufstiegsmöglichkeiten im Unternehmen prüfen
Arbeiten Sie in einem großen Unternehmen, haben Sie dort als Assistenz oft gute Aufstiegschancen. Erkundigen Sie sich von Zeit zu Zeit, welche Chancen in Ihrem Unternehmen bestehen. Zeigen Sie Flexibilität und ein hohes Maß an persönlichem Engagement, damit erhöhen Sie Ihre Chancen. Ein Aufstieg ist auch möglich, wenn Ihre Führungskraft beispielsweise in den Vorstand befördert wird und auf ein eingespieltes Team setzt. Er kann Sie als seine Assistenz mitbringen, sodass Sie zur Chef- oder Vorstandsassistenz aufsteigen. Nicht immer muss jedoch Ihr Vorgesetzter befördert werden. Wird in Ihrem Unternehmen eine entsprechende Stelle im Sekretariat in einer höheren Ebene, als Teamleitung oder im Office-Management frei, können Sie sich intern um diese Stelle bewerben. Ihre Chancen sind gut, wenn Sie über die entsprechende Ausbildung verfügen.
Positionen, die Sie als Assistenz anstreben können
Bietet Ihnen Ihr Unternehmen keine guten Aufstiegschancen und haben Sie dort bereits die höchstmögliche Position erreicht, die Ihrer Ausbildung entspricht, können Sie eine Karriere in einem größeren Unternehmen anstreben. Mehr Geld und mehr Verantwortung bekommen Sie mit einer Stelle als Chef- oder Vorstandsassistenz. Sie sollten engagiert und zeitlich flexibel sein, denn die Arbeitszeit geht oft deutlich über die 40-Stunden-Woche hinaus. Eine andere Möglichkeit ist die Tätigkeit als Fremdsprachensekretärin, die nach einer entsprechenden Aus- oder Weiterbildung verlangt. Sie müssen zumeist eine Prüfung in verschiedenen Fremdsprachen ablegen. Der bSb Bundesverband Sekretariat und Büromanagement e. V. bietet Kurse für Fremdsprachensekretärinnen und Fremdsprachenkorrespondentinnen an, die mit einer Prüfung abschließen. Nicht nur in Deutschland, sondern auch im Ausland, beispielsweise bei Niederlassungen von deutschen Unternehmen, können Sie mit einem Abschluss als Fremdsprachenkorrespondentin oder Fremdsprachensekretärin punkten.
Aufstieg in eine Führungsposition
Streben Sie als Assistenz eine Führungsposition an, können Sie ein betriebswirtschaftliches Studium absolvieren. Das ist auch als Fern- oder Abendstudium berufsbegleitend möglich. Sie sollten für eine solche Karriere Interesse an wirtschaftlichen Themen und an EDV-Anwendungen mitbringen. So können Sie dann beispielsweise als Teamleitung oder als Assistenz der Geschäftsführung in einem großen Unternehmen tätig werden. Aufstiegschancen haben Sie auch im Bereich der Digitalisierung oder im Personalwesen, nachdem sie die entsprechenden Lehrgänge besucht haben.
Fazit
Als Assistenz sollten Sie aufgeschlossen gegenüber Weiterbildungsmaßnahmen sein, wenn Sie auf der Karriereleiter aufsteigen möchten. Verschiedene Lehrgänge werden von der IHK oder von privaten Trägern angeboten. Gut geeignet sind Lehrgänge zu Fremdsprachen, EDV-Anwendungen, Personalmanagement oder Office-Management. Aufstiegsmöglichkeiten haben Sie beispielsweise als Chef- oder Vorstandsassistenz, als Teamleitung oder als Fremdsprachensekretärin. Auch ein betriebswirtschaftliches Studium können Sie absolvieren, um eine Führungsposition anzustreben. Arbeiten Sie in einem größeren Unternehmen, können Sie dort prüfen, welche Aufstiegsmöglichkeiten bestehen.
