Das Sekretariat ist einer der wenigen, wirklich branchenübergreifenden Berufe. Es zählt in sehr vielen Unternehmen zu den wichtigsten Abteilungen, da ohne die Organisation der hier arbeitenden Assistenzen weder die Führungsriege noch die einzelnen Abteilungen wirklich effektiv arbeiten können.
Doch nicht überall werden Assistenzen automatisch so wertgeschätzt, wie es angesichts der Position, ihrer Erfahrung und ihres Einsatzes angebracht wäre. In solchen Fällen ist es nötig, selbst Verhandlungen einzuleiten. Sei es in Richtung Aufstiegschancen, mehr Gehalt oder anderer geldwerter Gratifikationen.
Wo stehe ich jetzt? Ein Blick auf übliche Altersgruppen, Positionen und deren Gehälter
Branchenüberblick
Die Branche spielt eine entscheidende Rolle bei der Bestimmung des Gehaltsniveaus. Es ist wichtig, die Nuancen jeder Branche zu verstehen, um Ihren aktuellen Standpunkt besser einschätzen zu können.
Rechtskanzleien
Rechtskanzleien sind eine bedeutende Branche für Assistenzen. Das durchschnittliche Gehalt liegt hier bei rund 43.000 Euro brutto. In Kanzleien sind Assistenzen unerlässlich für den reibungslosen Ablauf der täglichen Geschäfte und tragen eine Vielzahl von Verantwortlichkeiten – von der Verwaltung von Fallakten und Terminen bis hin zur Korrespondenz mit Mandanten und Gerichten. Die Bedeutung und Komplexität dieser Rollen rechtfertigen das Gehalt, auch wenn es im Vergleich zu anderen Branchen eher am unteren Ende liegt.
Dienstleistungs-/ Servicebereich
Der Dienstleistungs- oder Servicebereich umfasst eine breite Palette von Tätigkeiten wie Kundendienst, Facility Management oder Logistik. Hier liegt das durchschnittliche Gehalt bei etwa 45.000 Euro brutto. Die entsprechenden Rollen können sehr vielseitig sein, da sie oft sowohl interne als auch externe Kommunikations- und Koordinationsaufgaben umfassen. Der Arbeitsalltag kann von der Terminplanung über die Aufrechterhaltung der Büroeffizienz bis hin zur Kundenbetreuung reichen, was ein breites Spektrum an Fähigkeiten erfordert.
Großhandel
Mitarbeiter im Sekretariat im Großhandel verdienen durchschnittlich 48.000 Euro brutto. Sie spielen eine zentrale Rolle in der Lieferkette, indem sie den reibungslosen Ablauf der Büroprozesse sicherstellen und den Vertrieb unterstützen. Das Ganze kann Aufgaben wie die Auftragsverwaltung, die Kundenkommunikation, die Lagerverwaltung und die Unterstützung bei der Vertriebsplanung umfassen.
Finanzdienstleistungen
Im Bereich der Finanzdienstleistungen, der Banken, Versicherungen und Investmentfirmen umfasst, liegt das durchschnittliche Assistenz-Gehalt ebenfalls bei rund 48.000 Euro brutto. Sie sind oft eine unverzichtbare Unterstützung für Manager und Teams, indem sie organisatorische und administrative Aufgaben übernehmen. Außerdem koordinieren sie Termine und helfen oft bei der Vorbereitung von Finanzberichten.
Produktion/ Industrie
In der Produktions- und Industriebranche liegt das durchschnittliche Gehalt für bei 52.000 Euro brutto. Hier unterstützen sie die Geschäftsführung und verwalten die Büroprozesse, Außerdem helfen sie zudem häufig in der Produktionsplanung und -überwachung mit. Dies erfordert eine spezielle Kenntnis der Branche und der Produktionsprozesse, was sich im höheren Gehalt widerspiegelt.
Chemiebranche
Die Chemiebranche bietet mit durchschnittlich 55.000 Euro brutto vergleichsweise die höchsten Assistenz-Gehälter. In dieser hochspezialisierten Branche sind sie oft die Drehscheibe der Kommunikation zwischen der Geschäftsführung, den Forschungs- und Entwicklungsteams und den Produktionsstandorten. Sie können außerdem an der Vorbereitung von Berichten und Präsentationen beteiligt sein, die spezifische Kenntnisse der chemischen Prozesse und Produkte erfordern.
Vorhandene und fehlende Qualifikationen
Im Hinblick auf die eigene berufliche Entwicklung und Karriereplanung ist es absolut entscheidend, ein gründliches Verständnis der eigenen Qualifikationen und Fähigkeiten zu haben. Hierbei müssen alle Aspekte berücksichtigt werden: formale Qualifikationen, berufliche Kenntnisse und Erfahrung, Soft Skills und möglicherweise fehlende Qualifikationen.
Formale Qualifikationen
Die formale Ausbildung bildet oft die Grundlage für den Einstieg in das Berufsfeld der Assistenz. Die Ausbildung zur Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung ist in vielen Fällen der erste Schritt. Diese Ausbildung vermittelt grundlegende Kenntnisse in Büroorganisation, Geschäftskorrespondenz, Rechnungswesen und Kundenbetreuung.
Zusätzlich zu einer soliden Grundausbildung können weitere Zertifizierungen und Qualifikationen Ihre Karrieremöglichkeiten erweitern und Ihre Verdienstmöglichkeiten erhöhen. Solche Qualifikationen könnten beispielsweise sein:
- ein Studium in Betriebswirtschaft
- ein Studium in der Verwaltung
- Qualifikationen in Projektmanagement, Personalverwaltung oder Buchhaltung
- spezialisierte Zertifikationen in bestimmten Softwareanwendungen
- spezialisierte Zertifikationen in besonderen Branchenkenntnissen
Wenn Sie beispielsweise in einer Rechtskanzlei arbeiten, kann etwa eine zusätzliche Ausbildung oder Zertifizierung im juristischen Bereich von Vorteil sein.
Berufliche Kenntnisse und Erfahrung
Neben formalen Qualifikationen ist auch die praktische Erfahrung im Berufsfeld von unschätzbarem Wert. Sie haben möglicherweise eine tiefgreifende Kenntnis der Arbeitsabläufe, Organisationsstrukturen und Managementprozesse in Ihrer aktuellen Position. Dies könnte die Kenntnis spezifischer Software-Tools umfassen, die zur Verwaltung von Projekten oder zur Automatisierung von Aufgaben verwendet werden. Auch die Kenntnis spezifischer Verfahren und Prozesse in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Branche wäre ein solches Beispiel.
Vielleicht verfügen Sie auch über spezifisches Wissen zu Kunden, Produkten oder Dienstleistungen, Vertriebskanälen oder andere Aspekten Ihres Unternehmens oder Ihrer Branche, die für Ihre Rolle als Assistenz oder Sekretärin von Vorteil sind. Solche Kenntnisse können nur durch Erfahrung erworben werden und sind oft entscheidend für die Effektivität und Effizienz Ihrer Arbeit.
Soft Skills
Soft Skills sind oft schwieriger zu messen und zu quantifizieren als formale Qualifikationen oder technische Kenntnisse. Sie werden meist in persönliche, soziale und methodische Kompetenzen unterteilt. Für die Rolle der Assistenz sind sie jedoch von entscheidender Bedeutung. Soft Skills umfassen etwa Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, sowie die Fähigkeit, Beziehungen zu Kollegen, Kunden und Lieferanten zu pflegen.
Organisationsfähigkeiten sind ebenfalls unerlässlich, da Sie häufig Termine koordinieren, Prioritäten setzen und verschiedene Aufgaben gleichzeitig jonglieren müssen.
Zudem sind Problemlösungsfähigkeiten von großer Bedeutung, da Sekretärinnen nicht selten die erste Anlaufstelle für eine Vielzahl von Fragen und Herausforderungen sein können, die im Büroalltag auftreten. Darüber hinaus sind Weitere Soft Skills, die für eine erfolgreiche Karriere in diesem Bereich unerlässlich sind:
- Teamarbeit
- Anpassungsfähigkeit
- Eigeninitiative
- emotionale Intelligenz
Fehlende Qualifikationen und Kompetenzen
Sobald Sie eine klare Vorstellung von Ihren vorhandenen Qualifikationen und Fähigkeiten haben, sollten Sie sich zudem auf potenziell fehlende Bereiche konzentrieren. Denn diese könnten Ihre berufliche Entwicklung einschränken. Vielleicht erkennen Sie, dass Sie zusätzliche Schulungen oder Zertifizierungen benötigen, um Ihre technischen Fähigkeiten zu erweitern oder auf den neuesten Stand zu bringen. In der heutigen digitalisierten Arbeitswelt können das Kenntnisse in neuen Softwareanwendungen, Projektmanagement-Tools oder anderen digitalen Technologien sein.
Es könnte außerdem sein, dass Ihnen zusätzliche Kenntnisse in spezifischen Bereichen fehlen, die in Ihrer Branche oder Position von Vorteil sind. Wenn Sie beispielsweise in einer juristischen Kanzlei arbeiten, dürften zusätzliche Kenntnisse im Recht hilfreich sein. In einer Produktionsfirma wiederum lassen sich detaillierte Kenntnisse der Produktionsprozesse und -techniken gut gebrauchen.
Darüber hinaus könnten Ihnen möglicherweise auch wichtige Soft Skills fehlen. Wenn Sie beispielsweise in Betracht ziehen, eine Führungsposition anzustreben, fehlen Ihnen mitunter Führungsfähigkeiten oder Erfahrungen. Wollen Sie sich künftig mehr in Verhandlungen einbringen, überlegen Sie wiederum, ob es Ihnen an Verhandlungsfähigkeiten oder Überzeugungstechniken mangelt.
In all diesen Fällen ist es wichtig, einen Plan zu erstellen, wie Sie diese Lücken schließen können. Dies könnte zum Beispiel geschehen durch:
- formale Weiterbildungen
- Online-Kurse
- das Lesen von Fachliteratur
- das Einholen von Feedback
- Ratschlägen von Kollegen oder Mentoren
- praktisches Üben und Lernen am Arbeitsplatz
Wo möchte ich hin? Welche Optionen stehen für die persönlich-berufliche Verbesserung oder Weiterentwicklung zur Verfügung?
Weitere Karrieremöglichkeiten
Ihre nächsten Karriereschritte hängen von einer Vielzahl von Faktoren ab. Dazu gehören unter anderem die persönlichen Interessen, die beruflichen Ziele, die aktuellen Qualifikationen und Fähigkeiten sowie die Möglichkeiten, die sich in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Branche bieten.
Spezialisierung in Ihrem Bereich
Eine Möglichkeit, Ihre Karriere voranzutreiben, besteht darin, sich auf einen bestimmten Aspekt Ihres derzeitigen Tätigkeitsfeldes zu spezialisieren. Wenn Sie beispielsweise in einer Rechtskanzlei arbeiten, könnten Sie eine Weiterbildung oder eine zusätzliche Zertifizierung im Bereich Recht in Betracht ziehen. So lassen sich die Kenntnisse und Fähigkeiten vertiefen, um sich als Expertin auf diesem Gebiet zu etablieren.
In einer großen Unternehmensstruktur wiederum haben sie mitunter die Möglichkeit, sich auf bestimmte Aspekte des Büromanagements zu spezialisieren. Das kann die Personalverwaltung, das Projektmanagement, die Finanzverwaltung oder die IT-Verwaltung sein. Solche Spezialisierungen bieten die Chance, tiefere Kenntnisse und Fähigkeiten in diesen Bereichen zu erwerben und die Karrierechancen zu verbessern.
Wechsel in eine höhere Position
Ein weiterer möglicher Karriereweg ist der Wechsel in eine höhere Position innerhalb Ihrer derzeitigen Organisation. Dies könnte beispielsweise die Position einer Teamleiterin, einer Büroleiterin oder einer Verwaltungsleiterin sein. Solche Positionen erfordern oft zusätzliche Führungs- und Managementfähigkeiten und bieten die Möglichkeit, mehr Verantwortung zu übernehmen und das Gehalt zu erhöhen.
Um solche Positionen zu erreichen, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Qualifikationen oder Fähigkeiten erwerben. Denken Sie beispielsweise an Führung, Mitarbeiterführung, strategische Planung oder finanzielle Analyse. Sie müssen mitunter zusätzlich Ihre Soft Skills weiterentwickeln – beispielsweise Ihre Fähigkeiten in Kommunikation, Konfliktlösung, Entscheidungsfindung oder Teamarbeit.
Wechsel in eine andere Branche oder ein anderes Unternehmen
Manchmal kann ein Wechsel in eine andere Branche oder ein anderes Unternehmen eine wertvolle Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung bieten. Jede Branche und jedes Unternehmen hat seine eigenen Besonderheiten und Herausforderungen. Ein Wechsel bringt häufig den Erwerb neuer Kenntnisse und Fähigkeiten mit sich. Darüber hinaus können Sie dadurch meist das Netzwerk erweitern und Ihre Karriere in eine neue Richtung lenken.
Bevor Sie jedoch einen solchen Schritt in Betracht ziehen, sollten Sie sorgfältig prüfen, ob die neue Branche oder das neue Unternehmen zu Ihren persönlichen Interessen und beruflichen Zielen passt. Sind Sie außerdem bereit, die notwendigen Anpassungen und Lernprozesse zu durchlaufen? Auch hier können Weiterbildung und berufliche Beratung hilfreich sein, um die richtigen Entscheidungen zu treffen und sich erfolgreich zu verändern.
Weiterbildung und Qualifikationserweiterung
Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind oder welche Position Sie anstreben, mag es förderlich sein, in Ihre Weiterbildung zu investieren und Ihre Qualifikationen zu erweitern. Dies kann sich in vielen Formen manifestieren.
Sie könnten einen berufsbegleitenden Studiengang absolvieren und sich für Online-Kurse anmelden. Außerdem könnten Sie durch die Teilnahme an Netzwerkveranstaltungen und berufsbezogenen Gruppen Ihr berufliches Netzwerk erweitern und potenzielle Karrieremöglichkeiten erkunden.
Darüber hinaus könnten spezielle Zertifizierungen und Qualifikationen Ihre Fachkenntnisse in bestimmten Bereichen erweitern und Ihnen einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Kandidaten verschaffen. Zertifizierungen in Projektmanagement, Personalverwaltung, Buchhaltung oder spezifischen Softwareanwendungen können etwa für Ihre Karriere von Vorteil sein.
Quereinstieg oder Karrierewechsel
Ein weiterer Weg, der vielleicht unkonventionell erscheint, aber immer mehr an Beliebtheit gewinnt, ist der Quereinstieg oder sogar ein kompletter Karrierewechsel. Vielleicht haben Sie im Laufe Ihrer Karriere entdeckt, dass Sie eine Leidenschaft für einen bestimmten Bereich haben, der nur indirekt oder gar nicht mit Ihrer aktuellen Position zu tun hat.
So haben Sie mitunter festgestellt, dass Sie eine Leidenschaft für Marketing, Personalwesen, Eventmanagement oder sogar IT haben. Ein Quereinstieg in diese Bereiche kann eine aufregende Möglichkeit für eine Karriereveränderung sein.
Gehalt und Benefits verhandeln
Eine der wesentlichen Fähigkeiten, die Sie für eine erfolgreiche Karriereentwicklung benötigen, ist die Fähigkeit, effektiv zu verhandeln. Das gilt insbesondere, wenn es um Gehalt und Zusatzleistungen geht. Verhandlungsfähigkeiten können Ihnen helfen, das zu erreichen, was Sie für Ihre Arbeit wert sind und was Ihnen zusteht.
Recherche und Vorbereitung
Jede effektive Verhandlung beginnt mit einer gründlichen Recherche. Zuerst sollten Sie sich über die branchen- und standortüblichen Gehälter für Ihre Position informieren. Tools wie Gehaltsvergleichswebsites, Berufsverbände und Netzwerke können dabei hilfreich sein. Neben dem Durchschnittsgehalt sollten Sie auch die Spannweite der Gehälter beachten, da diese Ihnen einen Anhaltspunkt dafür geben kann, welchen Verhandlungsspielraum Sie haben.
Sie sollten zudem Ihre persönlichen Finanzbedürfnisse und -ziele berücksichtigen. Dies beinhaltet nicht nur Ihre aktuellen Lebenshaltungskosten, sondern auch Ihre langfristigen Finanzziele. Denken Sie etwa an das Sparen für einen Hauskauf, eine Familie oder den Ruhestand.
Verhandlungsführung
In der Verhandlung selbst ist es wichtig, selbstbewusst aufzutreten und klar und direkt zu kommunizieren. Sie sollten bereit sein, Ihre Forderungen zu begründen und dabei sowohl auf Ihre Qualifikationen und Leistungen als auch auf die Marktforschung hinzuweisen, die Sie durchgeführt haben.
Denken Sie daran, dass es in Ordnung ist, zuerst ein Angebot abzugeben, besonders wenn Sie gut informiert sind. Vergessen Sie nicht, dass das erste Angebot oft als Ausgangspunkt für Verhandlungen dient. Seien Sie also nicht entmutigt, wenn es nicht sofort akzeptiert wird.
Zusatzleistungen und Vergütungspakete
Neben dem Gehalt gibt es oft zusätzlich andere Elemente der Vergütung, die verhandelbar sind. Dazu können Zusatzleistungen wie Krankenversicherung, Betriebsrente, die Übernahme der Altersvorsorge, oder Fortbildungsmöglichkeiten gehören. Auch flexible Arbeitszeiten oder Home-Office-Optionen, Bonuszahlungen und ähnliche Dinge sollten Sie im Kopf behalten. Manchmal können diese Zusatzleistungen einen erheblichen Mehrwert bieten, also seien Sie bereit, sie in Ihre Verhandlungen einzubeziehen.
Ablehnung und Widerstand
Es ist möglich, dass Sie auf Widerstand oder Ablehnung stoßen. In solchen Fällen ist es wichtig, ruhig und professionell zu bleiben. Versuchen Sie, die Ablehnung nicht persönlich zu nehmen, sondern sie als Teil des Verhandlungsprozesses zu sehen. Fragen Sie nach dem Grund für die Ablehnung und suchen Sie nach Möglichkeiten, Einwände zu überwinden oder Kompromisse zu finden. Wenn eine Einigung nicht möglich ist, kann es sinnvoll sein, die Verhandlungen zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen oder andere Optionen in Betracht zu ziehen.
Follow-Up und Überprüfung
Schließlich sollten Sie nach Abschluss der Verhandlungen sicherstellen, dass alle vereinbarten Punkte klar dokumentiert und in Ihrem Arbeitsvertrag oder in einer anderen formellen Vereinbarung festgehalten sind. Prüfen Sie diese Dokumente sorgfältig und stellen Sie sicher, dass Sie alle Bedingungen und Klauseln vollständig verstehen. Bei Unklarheiten ist es ratsam, einen Rechtsbeistand hinzuzuziehen.
Zusammenfassung und Fazit
Ganz gleich, ob es nur einige hundert Euro brutto mehr sein sollen oder gleich ein deutlich höher dotierter Assistenzposten mit mehr Verantwortung: Wer sich weiterentwickeln möchte, hat die Möglichkeit, sich grundsätzlich weiter zu qualifizieren und neue Aufgaben oder Tätigkeiten zu übernehmen. Alternativ gibt es die Möglichkeit, den Verdienst im bestehenden Job neu zu verhandeln.
