Sie interessieren sich für den Berufseinstieg als Sekretärin oder Assistentin? Die schlechte Nachricht vorweg: Es gibt nicht den einen richtigen Weg in den Job, Sekretärin ist nämlich kein Ausbildungsberuf. Und das ist gleichzeitig die gute Nachricht: Egal ob Sie als Berufsanfänger gerade erst ins Arbeitsleben starten oder schon mehrere Jahre Berufserfahrung haben und sich weiterentwickeln oder umorientieren wollen – unter den verschiedenen Wegen für den Berufseinstieg in der Assistenz ist auf jeden Fall der passende für Sie dabei. Wir stellen die Möglichkeiten vor, von der kaufmännischen Ausbildung über den Quereinstieg durch Umschulung oder Weiterbildung bis hin zum Studium.
Der Berufseinstieg ist der Beginn Ihrer Laufbahn als Sekretärin. Aber wie entwickeln Sie sich weiter und schaffen den Sprung auf die nächste Stufe der Karriereleiter? Mehr dazu in der sekretaria-Rubrik Karriere.
Der Klassiker für Berufseinsteiger im Sekretariat: die anerkannte Berufsausbildung
Der Großteil der Assistentinnen findet den Berufseinstieg noch immer über einen staatlich anerkannten kaufmännischen, verwaltenden oder anderen Ausbildungsberuf. Die Ausbildung dauert üblicherweise zwei bis drei, mitunter auch vier Jahre. Zugangsvoraussetzung ist in der Regel die mittlere Reife. Für einige Ausbildungen wird allerdings die Fachhochschul- oder Hochschulreife gefordert, entweder aufgrund gesetzlicher Regelungen oder einfach weil die ausbildenden Unternehmen Bewerber mit Abitur bevorzugen. Wer sich für Jobs als Assistentin in der internationalen Wirtschaft interessiert, benötigt zudem Fremdsprachenkenntnisse.
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Kauffrau für Büromanagement ist der meistgewählte Ausbildungsberuf
Ausbildung in Office und Sekretariat – da denken viele als Erstes an die Kauffrau für Büromanagement. Der Beruf ist nicht nur der bekannteste in diesem Bereich. Wie die Statistik des Bundesinstituts für Berufsbildung zeigt, ist er unter allen dualen Ausbildungsberufen auch derjenige, den Berufseinsteiger am häufigsten wählen. Dabei ist er noch relativ jung, 2014 wurden darin die alten Ausbildungsberufe Bürokauffrau, Kauffrau für Bürokommunikation und Fachangestellte für Bürokommunikation zusammengefasst. Dank der Neuordnung bekommen alle Azubis jetzt dieselben Grundlagen vermittelt, unabhängig davon, ob sie einen Job in Handel, Handwerk, Industrie oder im öffentlichen Dienst anstreben. Die Spezialisierung erfolgt durch sogenannte Wahlqualifikationen.
Daneben gibt es aber noch zahlreiche andere anerkannte Ausbildungen, die Ihnen als Berufseinsteiger den Weg zur Assistenz ebnen können, etwa die duale Ausbildung zur Industriekauffrau, die rein schulischen Ausbildungen zur Kaufmännischen Assistentin bzw. Wirtschaftsassistentin und zur Management-/Direktionsassistentin oder die doppelt qualifizierenden Abschlüsse als Management-/Direktionsassistentin oder Eurokauffrau.
Welche Ausbildung ist die richtige für mich?
Für den Start auf dem Arbeitsmarkt bieten die dualen oder doppelt qualifizierenden Abschlüsse die besten Voraussetzungen. Durch den Wechsel zwischen Unternehmen und Berufsschule ist ein hoher Praxisanteil garantiert, dazu kommt die Chance auf Übernahme im Ausbildungsbetrieb. Nicht zu vergessen ist der Faktor Gehalt: Dank der Ausbildungsvergütung hat man als Berufseinsteiger von Anfang an ein Einkommen.
Natürlich sollten bei der Wahl der Ausbildung auch inhaltliche Beweggründe eine Rolle spielen. Welche persönlichen Interessen und Begabungen bringe ich mit? In welcher Branche möchte ich arbeiten? Wie wichtig sind mir Karriere und Aufstiegschancen im Job? Die Entscheidung für eine Ausbildung wird Ihnen leichter fallen, wenn Sie zuvor Antworten auf diese Fragen finden. Denn die staatlich anerkannten Berufsausbildungen für den Bereich Assistenz setzen jeweils unterschiedliche thematische Akzente.
Wer beispielsweise ein Talent für Fremdsprachen hat und sich einen Job in der internationalen Wirtschaft vorstellen kann, sollte sich die Berufe Fremdsprachenkorrespondentin, Fremdsprachensekretärin oder Eurokauffrau ansehen. Auf einen Job im Rechtswesen bereiten die Ausbildungen zur Rechtsanwalts-, Steuer-, Notar- oder Justizfachangestellten gezielt vor. Weitere themen- und branchenspezifische Berufe sind etwa Sekretärin im Gesundheitswesen, Assistentin für Hotelmanagement oder Freizeitwirtschaft, Personaldienstleistungskauffrau oder Verwaltungsfachangestellte. Und wenn Sie langfristig den Aufstieg in einen Job mit viel Verantwortung und eigener Entscheidungskompetenz anstreben, erhöht ein doppelt qualifizierender Abschluss wie der zur Management-/Direktionsassistentin Ihre Chancen dafür.
Inhaltliche Spezialisierung während der Ausbildung
Teilweise findet die Spezialisierung auf einen bestimmten Tätigkeitsbereich auch erst während der Ausbildung statt. So stellen Sie als Azubi zur Kauffrau für Büromanagement die Weichen, indem Sie sich für zwei von zehn Wahlqualifikationen entscheiden, darunter Assistenz und Sekretariat, Personalwirtschaft, Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement oder Verwaltung und Recht. Und als Industriekauffrau spezialisieren Sie sich in einem von sechs Einsatzgebieten: Vertrieb, Lagerlogistik, Personalmarketing, Produktentwicklung, Projektabrechnung oder Auslandseinsatz. Aber Achtung: Welche Wahlqualifikationen bzw. Einsatzgebiete angeboten werden, hängt vom Ausbildungsbetrieb ab. Berufseinsteiger sollten also schon bei der Suche nach dem Ausbildungsplatz genau hinschauen.
Tipp: Möchten Sie sich eingehender über die hier genannten und weitere Berufsausbildungen im Bereich Assistenz informieren, lohnt sich der Blick ins Berufenet der Bundesagentur für Arbeit. Dort finden Sie ausführliche Beschreibungen der Ausbildungsinhalte und Tätigkeitsfelder.
Sekretärin – ein typischer Quereinsteigerberuf
Da es keinen einheitlich geregelten Weg für den Berufseinstieg gibt, sind unter den Assistentinnen viele Quereinsteigerinnen. Nicht wenige davon sind in den Job reingerutscht, weil sie in ihrem Unternehmen immer mehr Assistenzaufgaben nebenbei übernommen haben. Oder der Arbeitgeber hat den Bedarf festgestellt und gleich eine neue Stelle für sie geschaffen. In solchen Fällen ist es wichtig, sich die fachlichen Grundlagen für den Sprung in den neuen Job in einer professionellen Weiterbildung für die Assistenz anzueignen.
Staatlich anerkannte kaufmännische Weiterbildungen im Office
Wer bereits über eine kaufmännische oder sonstige Ausbildung oder entsprechende Berufserfahrung verfügt, kann sich in einer staatlich anerkannten kaufmännischen Weiterbildung die Kompetenzen für den Umstieg zur Sekretärin aneignen. Lehrgänge zur Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation können Sie in Vollzeit (drei bis fünf Monate) oder neben dem Job in Teilzeit (ein bis zwei Jahre) bzw. als Fernunterricht (ca. ein Jahr) absolvieren. Die Zulassung zur Prüfung ist aber auch ganz ohne Weiterbildungskurs möglich. Fachfrau für Bürokommunikation werden Sie nach einer einjährigen (Vollzeit) oder anderthalb- bis zweijährigen (Teilzeit) Weiterbildung an einer Berufsfachschule. Und eine Weiterbildung zur Fremdsprachenkorrespondentin dauert in Vollzeit bis zu einem Jahr, in Teilzeit bis zu zwei Jahre und im Fernunterricht je nach Anbieter ein bis zwei Jahre.
Berufliche Neuorientierung: Umschulung zur Sekretärin
Quereinstieg kann aber auch heißen, dass man aus einem ganz anderen Berufsfeld zur Assistenz wechselt. Wer eine neue Perspektive sucht oder aus anderen Gründen nicht mehr in seinem alten Job arbeiten möchte, kann eine Umschulung zum Officeprofi absolvieren. Private Schulen wie das Forum Berufsbildung, das HAW Ausbildungszentrum für Handel und Wirtschaft oder das Institut für Berufliche Bildung bieten beispielsweise eine Umschulung zur Kauffrau für Büromanagement mit IHK-Abschluss an. Sie dauert in der Regel zwei Jahre und wird je nach Anbieter als schulischer Lehrgang in Vollzeit mit Praktika oder berufsbegleitend neben einer Teilzeitanstellung durchgeführt. Auch andere anerkannte Ausbildungsberufe wie Fremdsprachensekretärin oder Sekretärin im Gesundheitswesen lassen sich in einer Umschulung erlernen.
Berufserfahrung als Karrierefaktor für Assistentinnen
Sie liebäugeln selbst mit dem Wechsel durch Weiterbildung oder Umschulung, haben aber Sorge, dass Ihre bisherige Berufserfahrung dann nichts mehr wert ist? Sehen Sie es doch einmal andersrum: Im neuen Job können Sie auf dem aufbauen, was Sie schon gelernt haben. Oftmals fordern Arbeitgeber für Assistenzjobs neben einschlägigen theoretischen Kenntnissen aus der Weiterbildung auch branchenspezifische praktische Erfahrungen. Haben Sie beispielsweise in der Logistikbranche gearbeitet, werden Sie als Assistenz in einer Spedition davon profitieren. Und Berufserfahrung im Gastgewerbe ist im Sekretariat generell ein Pluspunkt, denn Assistentinnen sind Dienstleisterinnen für Vorgesetzte und Kollegen – und wie in den Hotel- und Restaurantberufen ist Servicementalität eine Grundvoraussetzung für den Erfolg im Job.
Private Bildungsinstitute werben mit eigenen Programmen für die Assistenz
Neben den Weiterbildungen und Umschulungen in staatlich anerkannten Berufen gibt es die unzähligen Angebote der privaten Bildungsinstitute, die eigene Abschlüsse rund um Assistenz, Sekretariat und Officemanagement entwickelt haben. Die Auswahl reicht von kurzen Intensivkursen von wenigen Tagen oder Wochen über längere Präsenzkurse und mehrjährige Ausbildungsgänge bis hin zu Fernkursen, wobei Zugangsvoraussetzungen und Kosten je nach Anbieter und Lehrgang sehr unterschiedlich sein können.
Tipp: Sie sind unsicher, ob Sie sich eine Weiterbildung zur Assistenz leisten können? Wenn Sie sich für Assistenzaufgaben bei Ihrem aktuellen Arbeitgeber qualifizieren wollen, sprechen Sie Ihren Chef auf eine finanzielle Unterstützung an. Prüfen Sie auch, ob eine staatliche Förderung möglich ist. In der Förderdatenbank des Bundeswirtschaftsministeriums können Sie nach einem passenden Programm suchen.
Der Bundesverband Sekretariat und Büromanagement e. V. (bSb) hat ein umfangreiches Weiterbildungsprogramm erarbeitet und kooperiert bundesweit mit mehreren Bildungsinstituten, bei denen Sie die Präsenz- und Fernkurse berufsbegleitend oder in Vollzeit absolvieren können. Die Zertifikate, die Sie nach der Abschlussprüfung vor dem bSb erhalten, werden nach Aussage des Verbands von vielen Unternehmen und in der Verwaltung anerkannt.
Einige regionale Industrie- und Handelskammern, etwa die IHK Mittleres Ruhrgebiet, haben eigene Weiterbildungen für Office-Quereinsteiger im Programm. Daneben bieten private Institute Kurse mit IHK-Zertifikat an. Am TA-Bildungszentrum können Sie z. B. einen Lehrgang zur Office-Managerin (zwei Wochen) oder zur Managementassistentin (drei Wochen) buchen. Wegen ihrer internationalen Ausrichtung und dem hohen Fremdsprachenanteil beliebt sind mehrjährige Lehrgänge zur Europasekretärin, die Privatschulen wie die Euro Akademie anbieten.
Tipp: Für Durchblick im Dschungel der Weiterbildungsanbieter sorgen das kursnet der Bundesagentur für Arbeit und das Weiterbildungs-Informations-System (WIS) der Industrie- und Handelskammern.
Für den großen Sprung auf der Karriereleiter: das Studium
Wer eine Karriere als Sekretärin für das höhere Management mit viel Entscheidungskompetenz und eigener Führungsverantwortung – und höherem Gehalt – anstrebt, sollte darüber nachdenken, ein Fach wie BWL, VWL, Business Administration, International Business Management, Personalmanagement, Servicemanagement oder Marketing/Vertrieb zu studieren. Auch hier gibt das kursnet der Arbeitsagentur einen Überblick, welche Fachhochschulen, Universitäten oder Fernhochschulen dafür infrage kommen. Nicht immer ist dabei die Hochschul- oder Fachhochschulreife als Zugangsvoraussetzung gefordert, oft reichen auch eine abgeschlossene Ausbildung und Berufserfahrung aus. Egal für welches Fach Sie sich aber entscheiden, eins lernen Sie dort sicher nicht kennen: die Praxis. Ohne Praxiswissen aber geht im Alltag einer Sekretärin gar nichts, daher ist ein Studium nur sinnvoll, wenn Sie damit auf eine Ausbildung oder Berufserfahrung aufbauen können.
Wie stehen die Chancen für den Erfolg als Sekretärin?
Und zum Schluss die Gretchenfrage: Wie stehen denn überhaupt die Chancen, einen Job als Sekretärin zu finden und im Beruf erfolgreich zu sein? Laut dem Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung gab es 2017 im Bereich Büro und Sekretariat rund 2 Millionen Beschäftigte – und leider auch eine vergleichsweise hohe Arbeitslosenquote: Mit 8 Prozent lag sie doppelt so hoch wie der Gesamtdurchschnitt aller Berufsgruppen (3,8 Prozent). Die Statistik der Bundesagentur für Arbeit hat zuletzt für das Jahr 2015 ermittelt, dass es in fast allen Bundesländern mehr Bewerber als Stellen in diesem Berufsfeld gab.
Das ist aber kein Grund, sich entmutigen zu lassen! Denn Sie haben es selbst in der Hand, ob der Berufseinstieg als Sekretärin oder Assistentin gelingt und ob darauf eine langjährige Karriere folgt. Eine gute Ausbildung und solide Fachkenntnisse sind die Grundlagen für hohe Chancen auf dem Arbeitsmarkt. Und langfristig sichern Sie sich Aufstiegsmöglichkeiten, wenn Sie offen bleiben für Neues und sich durch Weiterbildung für neue Aufgaben qualifizieren. Die Belohnung: ein erfüllender Job, der Sie immer wieder vor neue Herausforderungen stellt.