Wer im Vertrieb arbeitet, hat viel mit anderen Menschen zu tun. Als Vertriebsassistentin halten Sie Kontakt zu den Kollegen im Außendienst, korrespondieren mit Kunden und arbeiten an der Budget- und Absatzplanung für die kommende Verkaufsperiode mit. Auch an der Vorbereitung von Messen und Verkaufsausstellungen ist die Assistentin in der Vertriebsabteilung oft beteiligt. Sie sehen schon: An dieser Position sind wahre Allroundtalente gefragt – ausgestattet mit Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, mit Gespür für Zahlen und Übersicht, auch wenn es mal stressig werden sollte. Wenn Sie diese Qualifikationen besitzen, steht einer Karriere nichts mehr im Weg.
Die wichtigsten Eigenschaften einer guten Vertriebsassistentin
Die Hauptaufgabe der Vertriebsabteilung besteht darin, den Markt für die eigenen Produkte und Dienstleistungen zu öffnen, ihn zu bedienen und zu sichern. Kommunikationsfreude und Stressresistenz sind wohl die wichtigsten Eigenschaften, die eine Vertriebsassistentin mitbringen muss. Aber auch diplomatisches Geschick, ein gutes Zahlenverständnis sowie in international agierenden Unternehmen gute Fremdsprachenkenntnisse werden für die Aufgaben benötigt.
Die Vertriebsassistentin: unersetzlich bei Absatz- und Budgetplanung
Alle Vertriebstätigkeiten beginnen mit der Planung des Produktabsatzes und des Budgets, das generell für diese Aufgabe zur Verfügung steht. Wie hoch beides ausfallen soll, legt die Geschäftsleitung fest. Die Vertriebsabteilung bestimmt dann, wie die Ziele zu erreichen sind und was die einzelnen Maßnahmen zur Zielerreichung jeweils kosten dürfen. Die Vertriebsassistentin muss an dieser Stelle viel mit Zahlen jonglieren. Sie liefert ihren Vorgesetzten die Verkaufsdaten der Vergangenheit und aktuelle Informationen zu bestehenden oder neuen Märkten. Daraus entstehen dann die Vorgaben, die etwa Außendienstler, Verkäufer oder Länderverantwortliche zu erfüllen haben. Aber auch für die Verteilung der zur Verfügung stehenden Mittel etwa für Werbung oder PR spielen die Daten eine wichtige Rolle.
Ist die Planungsphase beendet, schließt sich die Kontrolle an. Die Vertriebsassistentin behält die einzelnen Zahlen im Auge: Laufen die Verkäufe in einem Zielland besonders schlecht? Wird eine Werbekampagne viel teurer als geplant? Solche Informationen sind sehr wichtig. Der Chef muss von solchen Veränderungen früh erfahren, damit er rechtzeitig eingreifen und größeren Schaden abwenden kann. Die Aufgabe der Vertriebsassistentin ist also, alle eingehenden Daten über Kosten und Umsatz möglichst zeitnah in die entsprechenden Statistiken einzupflegen und sie in Charts und Tabellen aufzubereiten. Damit liefert sie ihren Chefs die Grundlage für tragfähige Entscheidungen.
Als Vertriebsassistentin steuern Sie auch externe Dienstleister
Viele Vertriebsmaßnahmen werden externe Dienstleister übernehmen. So ist es sinnvoll, eine große Werbekampagne an Spezialisten in einer Agentur auszulagern oder für die Planung eines wichtigen Messeauftritts mit Messebauern zusammenzuarbeiten. Bei der Vertriebsassistentin laufen dann alle Fäden zusammen. Sie trifft häufig eine Vorauswahl der Agenturen, arbeitet am Briefing der Dienstleister mit, hält den Kontakt, klärt offene Fragen und achtet vor allem darauf, dass Termine und Vorgaben eingehalten werden. Die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Dienstleistern, vor allem mit Werbe- und PR-Agenturen, läuft oft über viele Jahre hinweg. Die Vertriebsassistentin kann hier ihr ganzes Kommunikationsgeschick ausspielen: Einerseits gilt es, bei Terminen, Kosten und anderen Vorgaben die Unternehmensposition durchzusetzen, andererseits muss sie die Basis für eine vertrauensvolle und langfristige Zusammenarbeit schaffen.
Kundenpflege ist eine zentrale Aufgabe der Vertriebsassistentin
Zu den wichtigsten Aufgaben der Vertriebsassistenz gehört die Kundenpflege. Wie diese konkret aussieht, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Werden erklärungsbedürftige Dienstleistungen oder sich selbst erklärendeProdukte angeboten? Handelt es sich um B2B-Geschäfte (Business-to-Business), wird also mit anderen Unternehmen gehandelt, oder verkauft die Firma an Endverbraucher, führt also ein sogenanntes B2C-Geschäft (Business-to-Consumer)? Gibt es womöglich ein vorgeschaltetes Callcenter, das einfache Anfragen beantwortet, sodass nur die kniffligen Probleme und strittige Reklamationen im Unternehmen selbst landen? Gerade im B2B-Geschäft benötigt die Vertriebsassistentin oft Fremdsprachenkenntnisse, um Kundenanfragen oder Reklamationen beantworten zu können. Immer aber gilt: Kommunikationsfreude, Diplomatie und eine Dienstleistungsmentalität sind unerlässlich, um bestehende Kundenkontakte zu halten. Wer gern mit anderen Menschen zusammenarbeitet und es mag, mit Zahlen umzugehen, ist in einer Vertriebsabteilung sehr gut aufgehoben. Auch der aktive Kundenkontakt, also die Vorbereitung von Marketingmaßnahmen, kann Aufgabe der Vertriebsassistentin sein. Sie muss dann z. B. Kontaktdaten potenzieller Kunden recherchieren. Der spannendste Teil der Arbeit ist das Verfassen eigener Texte und die Gestaltung von Werbebriefen. Hier ist Kreativität gefragt, es gilt, mit ausgefallenen Ideen die Aufmerksamkeit möglicher Kunden zu wecken.
