sekretaria magazin 6/2018

welchem Medium stattfindet und was nicht. Sie sorgen dafür, dass alle die Absprachen kennen; und geben Feedback, wenn die Absprachen nicht eingehalten werden. Arbeiten über Zeitzonen hinweg Virtuelle Teams sind oft deshalb virtuell, weil ihre Mitglieder über die ganze Welt verteilt sitzen. Gerade bei globalen Teams, die in verschiede­ nen Zeitzonen arbeiten, sind Vereinbarungen zu Erreichbarkeit und Schnelligkeit von Reaktionen unabdingbar. Ein wesentlicher Aspekt für virtuelle Meetings ist, von wo aus sich die Teammitglieder einwählen. Vielleicht ist es für die Mitarbeiter in den„frühen“ Zeitzonen möglich, von zu Hause aus zu skypen, während die in der Mitte im Büro sind und die„Späten“ schon wieder zu Hause. Gerade, wenn virtuelle Meetings für einige Zeit­ zonen in die Randzeiten des Arbeitstags rücken, ist Effizienz wichtig: » Alle kennen die Tagesordnung und sind vorbereitet. » Der Moderator achtet darauf, dass ergebnis­ orientiert diskutiert wird, hält die wesentlichen Punkte in einem Protokoll fest und aktualisiert die To-do-Liste. » Versuchen Sie, mit den Zeiten zu rotieren, so­ dass jede Zeitzone einmal den Luxus hat, das Meeting vom Büro aus zu führen. Ergänzen Sie die elektronischen Besprechungs­ einladungen um die Funktion„Zeitzone“. Setzen Sie klare Grenzen Wenn Sie als Assistentin moderieren, benötigen Sie einen Laptop, um die Meetings am Rande Ihrer eigenen Arbeitszeit von zu Hause aus mo­ derieren zu können. Damit diese Zeit nicht das Überstundenkonto füllt, sind klare Grenzen im Arbeitsalltag notwendig. Zur Work-Life-Balance gehört dazu, dass auch Sie einmal früher gehen oder später kommen können. Da die Kommu­ nikation mit virtuellem Chef oder den virtuellen Teams auch vor 09:00 und nach 17:00 Uhr stattfin­ det, haben viele Assistentinnen ein Firmen-Smart­ phone. Vereinbaren Sie in diesem Fall unbedingt, wann Sie erreichbar sind und wann nicht. Wenn das Projekt gerade in die„heiße Phase“ geht, kann diese Vereinbarung auch mal ausgesetzt werden, aber wenn wieder der Normalzustand erreicht ist, müssen auch wieder die vorigen Absprachen zur Erreichbarkeit gelten. Interkulturell – was ist zu beachten? Virtuelle Teams gehören meist unterschiedlichen Kulturen an. Wir sind zwar nicht Sklave unserer kulturellen Prägung, aber wir beurteilen das Ver­ halten anderer vor dem eigenen kulturellen Hin­ tergrund. Nach Geert Hofstede, Experte für Kul­ turwissenschaften, gibt es fünf Dimensionen, in denen sich die Unterschiede zeigen: » Machtdistanz (groß – klein) » Kollektivismus vs. Individualismus » Maskulinität vs. Feminität » Unsicherheitsvermeidung (stark – schwach) » Langzeitorientierung (niedrig – hoch) Um ein konstruktives Miteinander zu ermög­ lichen, ist es wichtig, diese Unterschiede zu kennen. Die Frage, ob jemand mit 30 Minuten Verspätung noch pünktlich ist, ist auch eine kul­ turelle. Thematisieren Sie im Team bei den Ab­ sprachen und Vereinbarungen auch solche Un­ terschiede, um Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden. Als Assistentin gehört es zu Ihren Aufgaben, sich um die kulturellen Ansätze zu kümmern. Das be­ deutet, dass Sie sich ein ausreichendes Wissen in diesem Bereich aneignen und entsprechend han­ deln sollten. Bieten Sie dem Team dieses Wissen an und relativieren Sie Bewertungen der Team­ mitglieder untereinander – zum Beispiel wenn es mal wieder eine Diskussion um die Pünktlichkeit bei Besprechungen gibt. Der virtuelle Chef Viele der angesprochenen Tätigkeiten fallen bei Ih­ nen auch dann an, wenn Sie für einen virtuellen Chef arbeiten. Auch hier ist es nicht sinnvoll, auf Papier zu setzen, um die Abläufe zu organisieren. Machen Sie als Assistentin Ihrem Chef Vorschläge, wie sich die virtuelle Zusammenarbeit optimieren lässt. Ein OneNote-Notizbuch für die Reise- und Besprechungsorganisation hilft bei der Kommu­ nikation zwischen Ihnen, erleichtert aber auch dem Chef selbst die Arbeit. Auch den Jour fixe können Sie in einem OneNote-Notizbuch vor- und nachbereiten. Papier, das Ihr Chef dabeihat, ist für Sie als Assistentin nicht sichtbar und damit nicht organisierbar. Sprechen Sie sich daher eng ab, was wann und wie digitalisiert wird. Virtuelle Chefentlastung bedeutet klare Absprachen: Wie werden E‑Mails kategorisiert? Welche Kürzel ste­ hen in der Kommunikation wofür? So erkennt jeder auf einen Blick, was der andere gerade von ihm will. Wenn Sie als Assistentin Ihrem Chef oder dem Team viel virtuell zuarbeiten, ist es sinnvoll, wenn Sie sich selbst ebenfalls virtuell organisieren. Füh­ ren Sie Ihre To-do-Liste – nur eine einzige – elek­ tronisch und machen Sie sie damit auch für Ihren Chef oder Ihre Vertretung transparent. Bearbei­ ten Sie Elektronisches auch elektronisch. Eine Papier-Wiedervorlage für ausgedruckte Mails gehört der Welt des Gestern an. Virtuelles Arbei­ ten bietet viele Chancen – etwa wenn es um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie geht –, wenn alle Seiten bereit sind, sich auf diese Form der Arbeit einzulassen, und die Voraussetzungen stimmen. ¶ Autorin: Christine Maurer HINWEIS Bevor Sie die Besprechungszeit festlegen, können Sie zum Beispiel unter www.zeitzonen.de/uhrzeit_ konferenzplaner_zeitzonen prüfen, wie spät es an den Standorten der jeweiligen Teammitglieder ist. „Nehmen Sie die Menschen, wie sie sind, andere gibt’s nicht.“ Konrad Adenauer (1876 – 1967), erster Bundeskanzler der Bundesrepublik Deutschland SEMINAR-TIPP Microsoft One Note Der digitale Joker für geniale Organisation 18.10.2018 in München www.sekretaria.de/akademie 6 TOP-THEMA